Co všechno ESS AthenA dokáže

(24. 3. 2016)

ESS AthenA funkcionalita - vybrané vlastnosti

Spisovna a archivace
Součástí ESS AthenA je plnohodnotná funkce spisovny (někdy ne zcela přesně nazývané archív organizace). Je možno pracovat se spisovým plánem, měnit jej, granulovat viditelnost jednotlivých částí spisového plánu po organizaci a definovat různé spouštěcí události.
Lze nadefinovat jak "příruční" spisovnu, tak více spisoven tam, kde je to třeba. Jednotlivé spisovny mohou mít nastavenu viditelnost z různých útvarů organizace.
Samozřejmostí je podpora archivace a skartace elektronicky vedených dokumentů.

OCR a fultext
Předně je vhodné oba pojmy z nadpisu tohoto odstavce rozlišovat.
Fultext je hledání, kdy strukturovaná i nestrukturovaná data jsou prohledávána na subřetězec. tato funkcionalita je přítomna automaticky.
Dále je možno aktivovat modul OCR, který prohlédne veškeré komponenty (lidsky řečeno soubory), které prohledá s vyextrahuje z nich textovou vrstvu, která pak může být plnohodnotně prohledána fultextovým hledáním. Vždy je třeba ale mít na paměti, že prohledáváním fulltextem nemusí být vždy exaktně přesné, i když řešení OCR/fultext v ESS AthenA je ze zkušenosti vysoce kvalitní.

Workflow a pracovní postupy
Reálná praxe je taková, že většina dokumentů nebývá zpracována izolovaně, ale ve spolupráci více pracovních pozic. k tomu slouží v ESS AthenA několik nástrojů. Umožňují implementovat jednoduchá i složitější schémata workflow, delegování pravomocí k podpisu nebo schválení. Naprostou samozřejmostí jsou takové postupy, jako třeba "schvalovací kolečko", vyjadřování z více úrovní a jiné.
Každému z našich uživatelů bychom chtěli doporučit zvážit použití ESS AthenA na proces tvorby a údržby vnitřních norem organizace. lze zajistit komfortní workflow tvorby a schválení, publikace, ale i proces průkazného seznámení se.

Podpisy, razítka, pečetě, konverze do PDF/A s textovou vrstvou
ESS AthenA používá prvky PKI, jako jsou typicky elektronické podpisy, časová razítka, elektronické pečetě na dokumenty, s nimiž pracuje v souladu s potřebami organizace i legislativou. potřebné PKI prvky umí nejen vytvářet, ale i ověřovat a kontrolovat. k tomu není třeba pořizovat žádný další nástroj či aplikaci třetích stran.

Integrace s MS Office
Součástí jakékoliv instalace ESS AthenA je možnost použít integraci s MS Office (platí i na aplikace Office 365). Pomocí doplňkových modulů MS Office je rozšířena funkcionalita MS Word, MS Excel, MS Outlook tak, že jakýkoliv dokument (v terminologii ESS komponentu) je možno uložit z MS Office přímo, dokonce s doplněním polí.
Zvlášť lze doporučit zakládat dokumenty do ESS přímo z došlých mailů (MS Outlook) které obsahují natolik relevantní informace, že patří do spisů ESS AthenA.

Úložiště dokumentů od jiných výrobců
ESS AthenA byla od počátku koncipována jako produkt s přesně definovaným úložištěm nestrukturovaného obsahu. Proto, pokud není optimální vlastní úložiště, lze snadno nakonfigurovat například MS SharePoint, ale IBM CM, FileNet, Documentum nebo jakékoliv další.