Potřebujeme správu dokumentů?

19. března 2016

Co je to vlastně správa dokumentů nebo obsahu?

Správa dokumentů je systém práce s dokumenty a nestrukturovanou informací v organizaci vůbec. Počítáme sem jak originální došlé dokumenty, tak dokumenty v organizaci vzniklé (elektronické i papírové), multimédia. Správa obsahu ECM řeší celý životní cyklus všech prvků, zejména dokumentů.

Stojí za to vůbec takový systém hledat?

Rozhodně stojí. Možná nevíte, že bylo zjištěno a potvrzeno, že průměrný kancelářský zaměstnanec stráví 80% svého pracovního času prací s dokumenty a jen 20% jinou činností. Přesto se systému práce s dokumenty věnuje méně pozornosti než by si takový systém zasloužil.

Co v praxi systém správy obsahu představuje?

V principu se jedná o soubor pravidel, softwarových produktů a dat, který vnáší do organizace zejména následující přínosy:

  • Každá informace je uložena právě jednou, a to na definovaném místě a je popsána svými vlastnostmi - metadaty.
  • Informace je uložena bezpečně - neztrácí se při takových událostech jako je ztráta počítače, vloupání, porucha počítače, dvojí aktualizace (více lidí mění týž dokument současně s nedefinovaným výsledkem), ztráta verze, zmatek ve verzích, neaktuální verze dokumentu.
  • Informace i obsah jsou průkazné, je prokazatelné nejen kdo informaci vytvořil, ale i kdo a jak ji pozměnil. Informaci nemůže nepozorovaně pozměnit ani správce celého systému s nejvyššími privilegii.
  • Informace je dostupná v aktuální podobě prakticky okamžitě, ale jen a právě těmi, kteří k ní mají práva. Ostatní nejen, že k informaci nemají přístup, ale ani se o její existenci nedozví.
  • Informace je vzájemně provázaná, obsahuje historii, umožňuje hledat nejen podle historie, ale i podle svého obsahu - fulltext.
  • Informace bývá zpravidla provázána se strukturovanými daty (účetnictví, logistika apod).

Nejsou investice do správy dokumentů a obsahu luxusem pro hrstku nejbohatších organizací?

Rozhodně nikoliv, jedná se o jedny z nejnávratnějších investic, jaké informatika vůbec zná. Je třeba si uvědomit, že zavedením opravdového robustního systému správy dokumentů a obsahu změníte naprosto revolučním způsobem roli počítačů ve Vaší organizaci: dříve měl pravdu vždy jen papír, nyní bude mít pravdu informační systém.

Bez nadsázky je možno říci, že počítače konečně přestanou plnit funkci důmyslného psacího stroje vybaveného tolika funkcemi, že většina uživatelů je všechny ani pořádně nevyužije. Dobrá implementace systému přináší zpravidla 15% až 25% zvýšení produktivity. Tato čísla skutečně nejsou "vycucána z prstu", ale dlouhodobě potvrzená měřeními. V tom nejsou započítány případy, kdy dostupnost informace zabrání chybnému rozhodnutí. Tady bývá přínos nezřídka roven výši investic na zavedení systému správy dokumentů a obsahu.

Slyšel jsem o špatných a neúspěšných pokusech stály mnoho peněz a výsledek nebyl přínosem, nakonec si všichni na správu dokumentů jen hráli...

Ano, to se již stalo, neseriózní dodavatelé jsou bohužel ve všech oborech, ale vždy si lze kvalitu případného dodavatele ověřit věrohodnou referencí nebo ještě lépe více referencemi.

________________

Související odkazy:
Správa dokumentů
Elektronická spisová služba
Zpracování usnesení
Digitalizace dokumentů (skenování)
Digitalizace archivu

Články