Úskalí přechodu na elektronický oběh dokumentů

Je pravda, že elektronický oběh dokumentů (dále jen EDF - Electronic Document Flow) znamená vždy potřebu nabírání nových pracovníků?

Není to pravda. Při dobré organizaci se kapacita na skenování v organizaci zpravidla najde, ostatním účastníkům oběhu dokumentů se zvýší produktivita natolik, že další nabírání pracovníků je zpravidla přinejhorším pomalejší. Jsou ale i takové světlé výjimky, že zeštíhlení úřadu vzali vážně a zavedení EDF jim v tom pomohlo. Nicméně zůstaňme nohama na zemi: nové pracovníky není třeba přibírat, produktivita se významně zvýší.

Uživatelé jsou zvyklí mít v ruce papír, na obrazovce je zobrazení horší, skenování nebývá kvalitní, stejně se bude muset chodit někam pro papírové originály.

I to je mýtus. Kvalitní skenování nejenže nezhorší kvalitu a rozpoznatelnost originálů, ale nezřídka tuto kvalitu významně zvýší. Obraz dokumentu lze na obrazovce zvětšit, zmenšit, obrátit vyříznout zvýraznit nebo přiblížit.

EDF vyžaduje kvalitní, tudíž drahý monitor pro všechny účastníky...

Kvalitní ano, drahý ne. Stačí se podívat, kolik dnes stojí LCD displeje. Stojí v některých případech i několikrát méně, než třeba ještě před rokem.

Co mám dělat s elektronickým dokumentem, chci-li jej vzít ke konzultaci do vedlejší kanceláře?

Nemusíte nic nikam brát, stačí dokument nasdílet kolegovi, s nímž jej chceme probírat a pak si jej prohlížen fyzicky u něj nebo posoudit komunikačními nástroji.

Nezaberou skenované dokumenty mnoho místa na diskových polích, což s sebou přinese značné náklady?

Těžko. Průměrně při dobrém nastavení zabere jedna skenovaná stránka A4 30K až 50K na disku. Při jednom miliónu stránek je to kapacita 30G až 40G. V libovolném ceníku počítačových komponent snadno zjistíte, že cena takříkajíc nestojí za řeč.

Zvládne naše počítačová síť nároky EDF?

Pokud ve Vaší síti funguje dostatečně dobře MS Office, pak EDF bude fungovat nejméně tak dobře.

Co se stane s papírovými originály, když po organizaci budou putovat jen elektronické obrazy?

Originály budou uloženy tam, kde by dokumenty po vyřízení stejně skončily, jenže s tím rozdílem, že tam skončí hned po naskenování a odpadne proces jejich shánění a hledání, kdo že je zrovna má na stole.

Je pravda, že papírové dokumenty jsou lépe utříděné a potřebná informace se najde rychleji a snadněji?

Pravdou je opak. Dobré EDF řešení má dokumenty utříděné podle všech smysluplných kritérií, lze hledat nejen podle jejich myslitelných kombinací, ale i podle obsahu. A to už užitnou hodnotu řešení opravdu zvyšuje. Navíc lze do prohledávání zahrnout celou historii, případně archiv. Navíc bychom si měli přiznat, že snáze se hledá, když člověk nemusí vstát ze židle, než když musí obíhat kanceláře na patře i jinde, kde vlastně originál fyzicky je.

Je elektronická informace bezpečná a průkazná?

Rozhodně je více než papírový dokument a jeho oběh. Server s dokumenty těžko někdo ukradne, šanon s papíry by nebyl zdaleka první ztracený. Lze aplikovat elektronický podpis a ten je mnohem spolehlivější než podpis ruční na papíře, zejména s rozvojem kvality a výkonu barevných kopírek.

Tak proč ještě EDF nemáme?

Tak na to odpovědět neumíme, ale dá se to dobře napravit.

________________

Související odkazy:
Digitalizace dokumentů (skenování)
Digitalizace archivu
Správa dokumentů
Elektronická spisová služba

Články