(16.4.2009)

Přijetím zákona 300/2008 se do života firem, úřadů, ale i občanů dostává úplně nový prvek. Poprvé od doby, kdy staří Egypťané napsali svůj první text na slisované listy papyru, přichází nové médium schopné papíry zcela nahradit.

Přichází totiž doba, kdy papírový dokument není nepostradatelný, kdy počítač se svými elektronickými dokumenty definitivně přestává být jen lepším psacím strojem vybaveným pokročilým editorem.

O čem ten převratný zákon vlastně je? Upravuje dvě následující oblasti:

• Vytváří firmám a volitelně občanům schránky, které mají závazný právní význam.
• Řeší obousměrnou konverzi dokumentů papírových a elektronických.

Datové schránky, jak se oněm právně nepominutelným schránkám říká, v principu nejsou ničím jiným, než Vaše schránka na mailových aplikacích typu Seznam.cz. Rozdíl je především v právních předpisech, které se k datovým schránkám váží.

Datovou schránku bude mít povinně každá instituce, každá firma a volitelně každý občan.

Co přinesou tyto schránky nového do života úřadům a firmám:

• Budou odesílat svoji korespondenci elektronicky, aniž by museli chodit s papírovými zásilkami na poštu. Bude to velký komfort, ale tato služba je zpoplatněna, takže žádná velká finanční úspora z toho nekyne.
• Další daní, kterou každý majitel datové schránky bude muset platit, je to, že ve vlastním zájmu by si měl svoji datovou schránku pravidelně prohlížet, neboť pouhé přihlášení se do ní, je právnicky chápáno jako doručení se všemi z toho plynoucími důsledky.
• Pokud se majitel do své schránky nepřihlásí po dobu 10 dnů, má se za to, že vše, co tam je, bylo doručeno.
• Další důležitou vlastností je to, že datová schránka není žádná kartotéka či snad dokonce archiv. Je proto v zájmu každého uživatele datové schránky, aby si pečlivě uchovával vše, co je mu doručeno a zejména vše, co prostřednictvím své datové schránky odesílá. Případnou ztrátu mu nikdo není povinen nahradit. K tomuto účelu by si měl pořídit kvalitní program zvaný Spisová služba AthenA . Takový program nejen pro Vás archivuje všechny zásilky (příchozí i odchozí) ale zajišťuje, aby vše bylo průkazné.

Bez obousměrné konverze mezi počítačem a papírem by celý systém nebyl úplný.

Na závěr jedna velmi dobrá rada: pokud je Vám cokoliv zasláno do datové schránky, pak elektronický podpis zajišťuje právní průkaznost takového dokumentu. Ne každý ale ví, že s vypršením certifikátu nelze podepsání ověřit a dokument je právně neprůkazný. V praxi se Vám může velmi snadno stát, že Vám přes datovou schránku přijde důležité správní rozhodnutí, ale za několik měsíců se jím už nebudete moci prokázat.

Problém má dvě možná řešení:

• Nechte si na úřadě svůj elektronický dokument úředně zkonvertovat do papírové podoby.
• Uložte dokument do takzvaného důvěryhodného archivu.

________________

Související odkazy:
Datové schránky
Spisová služba pro větší úřady (krajské a městské)
Spisová služba pro menší úřady (městské, městysů, obecní)

Články