Digitalizace dokumentů - Skenovna

Skenováním učiníte první krok k propojení obrazu dokumentů s elektronickým evidenčním systémem, zavedeným ve Vaší organizaci.

Pokud jsou dokumenty na úřadu (ve firmě) skenovány, pak si všichni pracovníci, kteří pracují v nějakém elektronickém systému, mohou na jedno kliknutí kdykoliv vyvolat obraz dokumentu v tomto systému uloženého.

Častým systémem, u kterého je velmi výhodné skenovat dokumenty, je například elektronická spisová služba AthenA, aplikace pro oběh faktur iFaktury, apod.

Skenování se jeví jako velmi přínosné zejména po nějaké době používání, protože není nutno komplikovaně hledat ve starých spisech nebo šanonech a mnohdy i v zaprášených archívech. I po mnoha letech používání elektronického systému si uživatelé mohou přímo ze systému okamžitě vyvolat obrazy dokumentů a navíc ne pouze jeden uživatel, ale i více uživatelů najednou – mají-li oprávnění k tomuto skenu.

V současné době začíná být skenování dokumentů velmi aktuální pro organizace státní správy díky Zákonu o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů (Zákon 300/2008 Sb.).

Pro naše zákazníky provádíme návrh typu, velikosti a kapacity skeneru „na míru“, dle potřeb organizace, vždy po předchozím rozboru prostředí.

Aplikace Skenovna

Sken se upraví na velmi pěknou kvalitu díky spolupráci aplikace Skenovna s účinným softwarem pro zkvalitnění naskenovaného obrazu (VRS). Někdy bývá výsledek skenování dokonce mnohem lepší než originál.

Vlastní skenování ovládá uživatel (většinou pracovník podatelny) přímo od počítače z aplikace Skenovna, není nutné nastavovat jednotlivé parametry v jiném softwaru, popř. přímo na skeneru.

Aplikace skenovna umožňuje i tzv. dávkové skenování, kdy se do skeneru vloží dávka skenovaných dokumentů a jako separátor se nastaví například čárový kód na dokumentu.

Skenovna obvykle spolupracuje s aplikací, které jsou skenované dokumenty určeny – dochází tak k automatickému předání naskenovaných obrazů např. do elektronické spisové služby AthenA, kde se skeny přiřadí k dokumentům na základě konkrétních identifikačních znaků.

Tato aplikace umožňuje vkládat analogicky i elektronické soubory, které nebyly vytvoženy skenováním na místě (například elektronicky zaslané – faktury, dokumenty, apod.).

________________

Související odkazy:
Spisová služba pro větší úřady a organizace
Spisová služba pro menší úřady a organizace
Oběh faktur

Produkty a aplikace