Oběh faktur - iFaktury

Elektronický oběh faktur je flexibilní nástroj, který dokáže s malými náklady ušetřit velké výdaje a mnoho nepříjemností se ztracenými fakturami a promarněnými termíny vypořádání.

K elektronické podpoře oběhu došlých faktur slouží naše aplikace iFaktury. Jedná se o špičkový produkt v daném oboru. Umožní malým, ale i velkým organizacím evidovat práci s došlými fakturami, zálohovými fakturami a dobropisy (případně i jinými typy faktur) v celém jejich životním cyklu, tedy od vzniku až po jejich vyřazení.

_____

iFaktury nabízíme jako modul spisové služby AthenA, nebo mohou fungovat jako samostatná aplikace.
_____

Dnes se stalo již obvyklým došlé faktury skenovat. Výhody tohoto postupu jsou evidentní. Naskenovaná faktura se na rozdíl od faktury papírové nemůže ztratit. Všechny faktury, které přijdou do firmy (na úřad), přijdou přes podatelnu do ekonomického útvaru. Zde může být - dle počtu denně příchozích faktur - umístěn relativně malý a rychlý skener. Faktury mohou být skenovány samozřejmě i mimo ekonomický útvar, například na velkém skenovacím pracovišti nebo na podatelně. Všechny faktury jsou naskenovány (pokud možno se všemi přílohami) a uloženy do úložiště dokumentů, ze kterého již nikdy nemohou zmizet, ani se ztratit, ani být modifikovány.

Dle dohodnutého oběhu faktur (workflow) pak naskenovaný obraz faktury v elektronické podobě automaticky putuje po jednotlivých pozicích. Aplikace zaručuje možnost odeslat ke schválení fakturu najednou nebo postupně na více odsouhlasovatelů.

Aplikace umožňuje po zaúčtování do ekonomického informačního systému dotáhnout data o faktuře do aplikace iFaktury. Je možno dotahovat data z ekonomického informačního systému i vícekrát - typicky poprvé při tzv. předběžném pořízení faktury do systému, dále například při dopořízení dalších dat do ekonomického systému (například rozpočtová skladba) a samozřejmě při zaúčtování, případně při platbě.

Tato aplikace umožňuje zcela zastavit fyzický oběh faktur (faktury zůstávají v účtárně), přičemž samozřejmě umožňuje elektronické faktury si případně na kterékoliv pozici vytisknout.
V aplikaci jsou vidět i všechny odbavené faktury, je možno v nich hledat dle množství různých kritérií.
Aplikace umožňuje seznamy faktur vygenerovat v předdefinovaných sestavách např. do Excelu a dále s tímto seznamem dle potřeb pracovat.

Vyhledávání a práce s fakturami jsou nastaveny dle oprávnění, tedy nemůže se stát, že by faktury mohl vidět někdo, kdo k nim oprávnění nemá.

Aplikace umožňuje i využívání elektronických podpisů.
Co hovoří ve prospěch tohoto stále používanějšího řešení?

Výhody aplikace iFaktury

  • faktury v původní, papírové podobě zůstávají ve finanční účtárně, zatímco v elektronické podobě obíhají po úřadu
  • systém vždy dává zpětnou informaci o tom, u koho se právě konkrétní faktura nachází
  • lze dovodit, kdo odsouhlasení pozdržel (doba splatnosti)
  • nelze říci "já tu fakturu nemám"
  • faktury jsou viditelné i pro pracovníky, kteří nemají licenci ekonomického systému

________________

Související odkazy:
Správa dokumentů
Digitalizace dokumentů (skenování)

Produkty a aplikace