Spisová služba je souhrn úkonů a pravidel, která musí každá organizace dodržovat při vedení své administrativy.
K elektronické podpoře této činnosti slouží naše aplikace AthenA. Jedná se o špičkový produkt v daném oboru. Umožní malým, ale i velkým organizacím evidovat práci s dokumenty v celém jejich životním cyklu, tedy od vzniku až po skartaci či předání do státního archívu.

Funkcionalita

ESS (Elektronická spisová služba AthenA) pracuje s dokumenty i se spisy. Spisy se mohou libovolně dělit na složky v neomezené hierarchii. Více spisů lze uložit do šanonu.

Naopak součástí dokumentů mohou být soubory. Soubory jsou ukládány v jednotlivých postupně upravovaných verzích.

AthenA obsahuje podporu workflow a všech použitých úředních postupů. Podporuje vstup dokumentů z došlé pošty, elektronické podatelny, ale i evidenci dokumentů vzniklých z vlastní činnosti. Má rozvinutou podporu přijímání i vypravování dokumentů. Pro dobrou implementaci je připraven i návrhář obálek, zpracování doručenek a mnoho a mnoho dalších funkcí. Nechybí ani integrace s frankovacím strojem.

Technologie

AthenA je pojata jako tzv. „lehká“ aplikace s tím, že klientem je prohlížeč internetu. Tím se významně ulehčí nejen práce implementačnímu týmu, ale i informatikům, kteří nemusí na klientských počítačích nic instalovat.

Aplikace je velmi těsně integrována s kancelářskými programy, například MS Office, popř. Openoffice tak, že někteří uživatelé pracují jen např. s MS Wordem, aniž by „věděli“, že pracují se spisovou službou.

Aplikace může pracovat nejen ve vnitřní síti, ale i v rámci sítě wan nebo po zabezpečení i s klienty mimo vnitřní síť.

Legislativa

Spisová služba AthenA je ve shodě s platnou legislativou:

• Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů
• Vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení o archívnictví a spisové službě a o změně některých zákonů
• Vyhláška č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby
• Vyhláška č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách a další.

Novely zákonů a vyhlášek:

• Zákon 190/2009 Sb.: Zákon, kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění
  pozdějších předpisů, a další související zákony
• Vyhláška 191/2009 Sb.: Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby
• Vyhláška 192/2009 Sb.: Vyhláška, kterou se mění vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové
  službě a o změně některých zákonů
• Vyhláška 193/2009 Sb.: Vyhláška o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů
• Vyhláška 194/2009 Sb.: Vyhláška o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek

________________

Související odkazy:
Spisová služba pro menší úřady a organizace
Elektronická podatelna
Digitalizace dokumentů

Produkty a aplikace