Elektronická spisová služba - AthenA

Elektronická spisová služba je aplikace, která umožní organizaci pracovat s dokumenty tak, aby nejen splnila čím dál, tím podrobnější zákonné požadavky, ale též si podstatně zvýšila svoji produktivitu.
K tomu slouží aplikace AthenA, jejímž je PilsCom, s.r.o.autorem. Umožní malým, ale i velkým organizacím evidovat práci s dokumenty v celém jejich životním cyklu, tedy od vzniku až po skartaci či předání do státního archívu. Nepracuje izolovaně, ale v těsné spolupráci s jinými systémy, zejména ISDS, ISZR, skenovací systémy, frankovače, agendové systémy, ERP,.... .

Funkcionalita

ESS (Elektronická spisová služba) AthenA pracuje s dokumenty i se spisy. Spisy se mohou libovolně dělit na složky spisu v neomezené hierarchii. Více spisů lze uložit do šanonu. Spis může být definován jako typový ve smyslu NS ESS. Důležité je uvědomit si, že každá podobná aplikace pracuje jak s metadaty, tak do větší či menší míry s obsahem (nestrukturovaným).

Nestrukturovaným obsahem jsou v praxi soubory s vlastním obsahem dokumentů. Aplikace AthenA byla od samého počátku navržena pro plnohodnotnou práci s obsahem včetně funkce OCR. Pro tuto plnohodnotnou práci není třeba pořizovat jakýkoliv produkt třetí strany (podpisy, razítka, konverze do archívních formátů, práce s ISDS, ISZR,...).
AthenA obsahuje též podporu workflow a všech obvyklých a potřebných úředních postupů při práci s dokumenty. Podporuje vstup dokumentů z došlé pošty, elektronické podatelny, ale i evidenci dokumentů vzniklých z vlastní činnosti. Má rozvinutou podporu přijímání i vypravování dokumentů. Pro dobrou implementaci je připraven i návrhář obálek, zpracování doručenek a mnoho a mnoho dalších funkcí. Nechybí ani integrace s frankovacími stroji.

Moduly Atheny

Ke spisové službě AthenA doporučujeme zvážit pořízení modulů pro správu specifických dokumentů:

K aplikaci AthenA rovněž zařazujeme konektory na aplikace třetích stran.

Technologie

AthenA je pojata jako tzv. „lehká“ třívrstvá aplikace s tím, že klientem je prohlížeč internetu. Tím se významně ulehčí nejen práce implementačnímu týmu, ale i informatikům, kteří nemusí na klientských počítačích nic instalovat.

Aplikace je velmi těsně integrována s kancelářskými programy, například MS Office, tak, že někteří uživatelé pracují jen např. s MS Word, aniž by „věděli“, že vlastně pracují s aplikací elektronické spisové služby.

Aplikace může pracovat nejen ve vnitřní síti, ale i v rámci sítě WAN nebo po zabezpečení i s klienty mimo vnitřní síť. Důležité je to, že aplikace umí plnohodnotně pracovat nejen on-premise, ale i v Cloudu PilsCom (Azure) nebo v cloudu zákazníka.

Legislativa

Elektronická spisová služba AthenA je ve shodě s veškerou platnou legislativou.

________________

Související odkazy:
Spisová služba pro menší úřady a organizace
Elektronická podatelna
Digitalizace dokumentů

Produkty a aplikace
(23. 3.2016)