Systémy správy dokumentů (Document management systems - DMS) jsou počítačové systémy určené ke správě elektronických dokumentů a zdigitalizovaných papírových dokumentů, tj. např. dokumentů převedených do digitální podoby skenováním.

Obecně slouží uživatelům k výraznému zlepšení práce s dokumenty.

Ke správě dokumentů nabízíme tato osvědčená řešení:

• Spisová služba pro větší úřady a organizace
• Hostovaná spisová služba pro menší úřady a organizace
• Zpracování usnesení
• Digitalizace dokumentů (skenování)
• Digitalizace archivu

Systémy správy dokumentů nabízí tyto výhody:

• možnost snadného ukládání dokumentů (i hromadného)
• přidání dodatečné informace k dokumentu (tzv. metainformace)
• verzování dokumentů (slouží pro odlišení různých stavů, ve kterých se dokument během svého života nacházel)
• dostupnost dokumentace (díky centralizovanému přístupu jsou dokumenty vždy aktuální)
• snadná dohledatelnost informací (podle zadaných kritérií)
• přístupová práva na dokumenty (slouží k přesnému vymezení přístupu okruhu uživatelů k datům)
• archivace dokumentů (zálohování dat)
• snadný přenos dat do jiného informačního systému
• workflow (tok dokumentů) podporuje procesy oběhu dokumentace, dále poskytuje nástroje pro sledování dokumentu v rámci procesu

________________

Související odkazy:
Potřebujeme správu dokumentů? - článek

Produkty a aplikace